Category Archives: G Suits

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Google Driveを社内のファイルサーバとして活用できる日はくるか?

Google社が提供している法人向けのサービス「G Suite」が急激に進化しています。

「Team Drives」の発表

2016年9月には、複数のユーザーが共有ドライブとして使える「Team Drives」が発表されていた。
今年のGoogle Cloud Next 2017で正式発表された。
これまでもGoogle Driveでファイルの共有はできたが、「Team Drives」では共有設定しなくてもデフォルトで組織内で共有できる。
ファイルがチームに所属するため、退職者が出てもファイルが消えたり、引き継ぐ必要もない。
但し、現時点で使用できるエディションは「G Suite Business」「G Suite for Education」「G Suite Enterprise」であるため、「G Suite Basic」では使用できない(泣)
Team Drivesについては「2018 年1月1日以降は、すべての G Suite ユーザーに対してチームドライブの作成が自動的に有効になる予定」との記載がありました。
これが、「G Suite Basic」でも使えるようになることを意味するかわかりませんが、期待しています!

ローカル上にダウンロードや同期が不要な「Drive File Stream」の発表

ファイルをストリーミングとして利用できる機能であり、ローカル上にダウンロードしなくてもファイル編集が可能。
Dropboxでは「Smart Sync」という名称で同様のサービスがある。
これまた現時点で使用できるエディションは「G Suite Business」「G Suite for Education」「G Suite Enterprise」であり、「G Suite Basic」では使用できない(泣)

今後どうなっていくか?

企業内にあるファイルサーバ(共有フォルダ)をクラウドに移行できないか?という試みは色々とありましたが、大抵が失敗に終わっています。
なんだかんだCIFSによるファイル共有の使い勝手やActive Directoryによる管理のしやすさに勝てるサービスが無く、未だ社内にファイルサーバを構築している or IaasでWindowsServerを構築し、ファイルサーバ化している企業が多いのではないかと思います。
Googleは、ご存知の通りGmailやGoogleカレンダーを中心としたG Suiteで利用企業数は300万社を超えていると言われている。
これに、ファイルサーバもセットになれば、かなり強力なビジネスツールになると思う。
ライバルのOffice 365やDropbox、BOXなどに、差をつけられるか今後が楽しみです。

GOOGLE APPS FOR BUSINESS導入の道3・ドメインの登録と所有権の確認

1話目:GOOGLE APPS FOR BUSINESS導入の道1・メールホスティングの変更について
2話目:GOOGLE APPS FOR BUSINESS導入の道2・ドメインの準備

前回の記事にてドメインを取得したら、Googleの管理コンソールへ登録しましょう。
登録すると「ドメイン所有者の確認」が必要となります。
ドメイン所有者かどうかを確認する方法として、いくつか方法がありますので確認しやすい方法でご確認ください。
1.DNS設定でTXTレコードを登録する。
2.DNS設定でCNAMEレコードを登録する。
3.ドメインで設定しているWebサーバーのTOPにHTMLファイルをアップロードする。
4.TOPディレクトリのindexページに<meta>タグを追加する。
5.Google Analyticsのトラッキングコードで確認する。
6.Google タグマネージャのトラッキングコードで確認する。

所有権の確認でおすすめの方法としては、上記1,2,5,6あたりでしょうか。
確認をとった方法は、所有者の確認が取れた後も、継続的に設定しておく必要があります。
DNS設定の一つである、TXTレコードやCNAMEレコードは、それほど変更しない設定ですので、ここに登録しておけば間違いは少ないです。
一方、Google AnalyticsやGoogleタグマネージャは、どちらかはいずれタグの設置・導入を行うものと思いますので、あわせて設定してもよいかと思います。

 

Google Apps For Business導入の道2・ドメインの準備

1話目:GOOGLE APPS FOR BUSINESS導入の道1・メールホスティングの変更について
2話目:Google Apps For Business導入の道2・ドメインの準備(本記事)

本記事では、Google Apps For Business導入準備で必要なものを記載していきます。
まず、ドメインを準備しましょう。

既にドメインをお持ちでしたら、そのドメインのネームサーバに設定することで使用することが出来ます。
ドメインを持っていないようでしたら、Google提供のドメインを使用することも出来ますが、それほど高くないものですので独自ドメインを取得しましょう。

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ドメインは、会社名を表すものであったり、サービス名・商品名を表すものだったり、なんでもよいです。

Google Apps for Business導入の道1・メールホスティングの変更について

少し前ですが、会社でGoogle Apps for Businessを導入しました。
既に導入済みの人には何を今更というところかもしれませんが、これから導入を検討されている方に向けて、Google Apps for Businessの良い所を紹介していきたいと思います。

まずは、導入に至った経緯から。

私の働いている会社は、100名前後のメールユーザーがいますが3つのドメインがあり、
それぞれで別々のメールホスティングサービスを利用していました。当然ながら、それぞれの月額基本料やオプション料などメールアドレス数に応じてかかっており、コスト的に効率の良い状況とは言えませんでした。

そう言った状況の中、以下の要件を満たすメールホスティングサービスを探すこととなりました。
・複数ドメインの管理を一元的に管理できること

・現状よりコスト削減が可能なこと

・現状よりメール保存容量が大きいこと(容量対コスト効率が良いこと)

もちろん、オンプレミスでのメールサーバ構築も候補としてあがりましたが、オンプレは管理が面倒という考えで却下・・

考えられたメールサービスとしては、パブリッククラウドサービスであるGoogle AppsOffice365でした。
それらと現行メールホスティングサービスを比較したものが以下の表です。

メールホスティングサービスの機能比較
Google Apps for Business Microsoft Office365
(Exchange Online Plan2)
既存のメールホスティング
アドレス数 制限なし 制限なし 10個~2万個
メーリングリスト数 ユーザーアカウント数の10倍 制限なし 5ML
ディスク容量 30 GB/1ユーザー 25 GB/1ユーザー 50MB~500MB(総容量)
モバイル/スマホ等の対応 Webメール(Gmail)/アプリ/IMAP Webメール(OWA)/アプリ/IMAP ウェブメール
※レスポンスが悪く使いづらい。
ウイルスチェック 標準 標準 有料オプション(3,150円/10アドレス)
迷惑メールフィルタリング 標準 標準 有料オプション(2,100円/10アドレス)
複数ドメイン管理 標準 標準 不可
1ユーザーあたりの月額費用 600円/月 660円/月 約500円前後/月
※ウィルスオプション含む金額
※1ユーザー単位での契約はできない
ディスク容量追加 350 円/20GB(1MBあたり0.02円) 容量追加無し
※但し、容量無制限のアーカイブ領域がある。
1,575円/50MB(1MBあたり31.5円)
契約期間 日割(最低利用期間1ヶ月) 年単位 日割(最低利用期間1ヶ月)

 ※2013年8月時点のデータです。

前述の要件なんて、どちらのサービスでも簡単に満たしていました。
甲乙付け難いところでしたが、個人的にGoogleが好きなためGoogle推しでサービス導入に
至りました。

コミュニケーションツールの紹介は、また別途投稿したいと思いますが、社内の連絡手段としては、トークノートSalesforceChatter(チャター)サイボウズグループウェアのメッセージ機能など、メール以外のコミュニケーションツールを使用している会社もあると思います。

しかし、社外の連絡手段では、未だ電話・メールという会社は多いと思います。
そういったツールの変更は、一歩間違えると利用ユーザーから大きな反発を喰らいます。

これから変更を考えている方は、最適なサービスの選択と計画的な作業実施により
極力問題が生じないようにすることが大切です。

Google Apps for Businessは、サービスとしては非常に使い勝手の良いモノですのでオススメです。

次回は、導入作業手順について投稿したいと思います。